Novadia > BELEID INZAKE DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

BELEID INZAKE DE BESCHERMING VAN PERSOONSGEGEVENS

Inhoud

1. Definities
2. Welke rol spelen wij in de verwerking van persoonsgegevens?
3. Op welke manieren kunnen uw persoonsgegevens worden verzameld?
4. Welke gegevens worden verzameld, voor welke verwerkingsdoeleinden, op welke grondslag en voor hoelang?
5. Wie zijn de ontvangers van uw persoonsgegevens? Hoe delen wij uw gegevens?
6. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?
7. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?
8. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?
9. Wat zijn de links van de website en de sociaalnetwerkpagina’s met de websites van derden?
10. Kan dit gegevensbeschermingsbeleid worden gewijzigd?
11. Wat is het beleid van de website inzake cookiesbeheer?

Uw privacy is belangrijk voor ons en wij besteden er dan ook veel aandacht aan. Wij respecteren vertrouwelijkheid en verbinden ons ertoe om de over u verzamelde persoonsgegevens te beschermen. Dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens (hierna het ‘gegevensbeschermingsbeleid’) beschrijft welke informatie NOVADIA (hierna ‘NOVADIA’) en desgevallend de andere in België gevestigde entiteiten, waaronder de residenties voor senioren en de rust- en verzorgingstehuizen van de groep waarvan NOVADIA deel uitmaakt, hierna de ‘ondernemingen van de groep’, over u verzamelen. Het gaat om informatie die volledig of gedeeltelijk wordt verzameld middels of via de website www.novadia.be (hierna de ‘website’) of een van de pagina’s van NOVADIA op de sociale netwerken, maar ook in het kader van uw relaties met die laatsten. Verder legt dit beleid uit hoe NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep die informatie verwerken (met name de modaliteiten voor de verzameling, de verwerking en het gebruik van uw persoonsgegevens).

Daarnaast beschrijft dit gegevensbeschermingsbeleid ook uw rechten in verband met uw persoonsgegevens krachtens de wetgeving en de regelgeving die van toepassing zijn.

Hebt u vragen of opmerkingen over dit beleid, of is er iets in verband met dit beleid waarover u zich zorgen maakt, dan mag u ons altijd contacteren. U vindt de nodige contactinformatie in de paragraaf ‘Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?’.

1.Definities

Naast de begrippen die we elders in dit document verduidelijken, vindt u hieronder de betekenis van een aantal frequente termen, die in dit beleid zowel in het enkelvoud als in het meervoud voorkomen:

‘ontvanger’: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of een ander orgaan die/dat persoonsgegevens ontvangt, al dan niet vanwege een derde.
‘persoonsgegevens’: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (zie ‘betrokkene’); als ‘identificeerbare natuurlijke persoon’ wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of een of meerdere elementen die kenmerkend zijn voor zijn fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit.
‘verwerkingsverantwoordelijke’: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of een ander orgaan die/dat de doeleinden en de middelen voor de verwerking vaststelt. Wanneer de verwerkingsverantwoordelijke de doeleinden en de middelen voor de verwerking samen met anderen vaststelt, wordt hij ‘gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke’ genoemd.
‘verwerker’: de natuurlijke persoon of rechtspersoon, overheidsinstantie, dienst of een ander orgaan die/dat persoonsgegevens verwerkt voor rekening van de verwerkingsverantwoordelijke.
‘verwerking’: een bewerking of een geheel van bewerkingen, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, toegepast op persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen.

2.Welke rol spelen wij in de verwerking van persoonsgegevens?

2.1 De onderneming NOVADIA, naamloze vennootschap met een kapitaal van € 855.000, ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0892.087.818, met maatschappelijke zetel te Fuchsiastraat 26, 1080 Sint-Jans-Molenbeek, België, (hierna ‘NOVADIA’),

Vertegenwoordigd door haar fungerend bestuurder, de heer Éric BAUGAS, gemachtigd voor de doeleinden van dit beleid.

Intracommunautair btw-nummer: BE0892087818

NOVADIA en de ondernemingen van de groep zijn actief in de sector van de huisvesting voor bejaarden, met zowel residenties voor senioren als rust- en verzorgingstehuizen.

Klik hier om meer te weten over NOVADIA.

U vindt er ook de lijst van ondernemingen van de groep.

2.2 NOVADIA beheert een website, die publiek toegankelijk is op het volgende url-adres: www.novadia.be (de website).

Daar vinden de gebruikers of bezoekers informatie over de activiteit en de diensten van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep (in het bijzonder, met betrekking tot de residenties voor senioren en rust- en verzorgingstehuizen), alsook nieuws over hun evenementen, publicaties enz.

De website biedt ook functies en/of informatie om contact op te nemen met NOVADIA (verzoeken om contactgegevens of andere informatie, klachten, spontane sollicitaties, antwoorden op werk- of stageaanbiedingen enz.) en/of de ondernemingen van de groep (verzoeken om contactgegevens of andere informatie). Tot slot hebben de gebruikers via de website toegang tot hun online account.

Daarnaast beheert NOVADIA diverse pagina’s waar ze haar activiteit voorstelt. Zo kan ze content publiceren op de sociale netwerken en met de internetgebruikers communiceren (in het bijzonder Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter en YouTube).

Wanneer u de website of de door NOVADIA beheerde pagina’s op de sociale netwerken bezoekt en gebruikt, of in het algemeen, wanneer u contact hebt met NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep (in dit beleid ook ‘wij’ of de ‘groep NOVADIA’ genoemd), kan het dat deze laatsten persoonsgegevens over u moeten verzamelen en verwerken voor het beheer van hun activiteiten, ongeacht of u klant, prospect, contact, gebruiker (al dan niet online), sollicitant, leverancier, dienstverlener of partner (potentieel of huidig) bent (in dit beleid ook ‘u’ of de ‘betrokkene(n)’ genoemd).

In dat kader volgen NOVADIA en de ondernemingen van de groep de principes, bepaald door de wetgeving en de regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens (de ‘AVG’ genoemd) of de Franse wet 78-17 van 6 januari 1978 inzake informatica, bestanden en vrijheden (de ‘Wet informatica en vrijheden’ genoemd) en haar toepassingsdecreten.

2.3 De verwerking van persoonsgegevens, voorgesteld en beschreven in dit gegevensbeschermingsbeleid, is op te splitsen in drie categorieën:

de verwerking van persoonsgegevens door NOVADIA, voor eigen rekening, als verwerkingsverantwoordelijke;
de gezamenlijke verwerking van persoonsgegevens door NOVADIA en elk van de ondernemingen van de groep;
de verwerking van persoonsgegevens door de ondernemingen van de groep, elk voor eigen rekening, waarbij elk van hen optreedt als verwerkingsverantwoordelijke en NOVADIA eventueel kan optreden als verwerker voor rekening van een van hen.

Tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit gegevensbeschermingsbeleid, zijn de bepalingen van toepassing op elk van die verwerkingscategorieën. Voor elk van de doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens, voorgesteld en beschreven in de paragraaf ‘Welke gegevens worden verzameld, voor welke verwerkingsdoeleinden, op welke grondslag en voor hoelang?’ in dit gegevensbeschermingsbeleid, wordt/worden de (eventueel gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijke(n) gepreciseerd.

Daarnaast is het mogelijk dat bepaalde gevallen van verwerking door ondernemingen van de groep die optreden als verantwoordelijke van hun eigen verwerking, niet onder dit gegevensbeschermingsbeleid vallen, omdat die ondernemingen in het kader van de verwerking van persoonsgegevens onafhankelijk zijn van de groep NOVADIA en ervoor kunnen kiezen de gegevensverwerking voor eigen rekening uit te voeren. Om meer te weten over dit soort verwerking van uw persoonsgegevens nodigen we u uit de betreffende entiteiten te contacteren (zie de lijst van ondernemingen van de groep).

3. Op welke manieren kunnen uw persoonsgegevens worden verzameld?

3.1 Uw persoonsgegevens kunnen worden verzameld door NOVADIA en desgevallend door de ondernemingen van de groep, rechtstreeks bij u of onrechtstreeks bij een derde.

3.1.1. Uw persoonsgegevens worden volledig of gedeeltelijk verzameld of verwerkt wanneer u de website, het platform NOVADIA en https://www.novadia.be/nl/werken-bij-novadia/ bezoekt, interactie hebt met de website en het platform en/of de bovengenoemde websites, informatie invoert op de formulieren voor de verzameling van gegevens die op die websites kunnen staan, maar eveneens en meer in het algemeen wanneer u een aanvraag richt tot NOVADIA via eender welk door u gekozen kanaal, met NOVADIA communiceert, content van de website deelt m.b.v. een ‘Delen’-knop, of wanneer u een van de door NOVADIA beheerde pagina’s op de sociale netwerken bezoekt.

In het algemeen verkrijgt NOVADIA uw persoonsgegevens dus van u in de hierboven vermelde situaties.

3.1.2. Uw persoonsgegevens worden verzameld of verwerkt in het kader van aanvragen die u richt tot ondernemingen van de groep via een door u gekozen kanaal, alsook van uw relatie en contacten met ondernemingen van de groep.

In die situaties worden uw persoonsgegevens dus van u verkregen door de betreffende ondernemingen van de groep.

3.1.3. Uw persoonsgegevens kunnen ook via derden worden verzameld.

Het kan dat wij de persoonsgegevens over u die wij verzamelen en verwerken met het oog op commerciële operaties, communicatie, sollicitaties, prospectie of marketing verzamelen of aanvullen door een beroep te doen op andere informatiebronnen (zogenaamd ‘publieke’ informatie, sociale netwerken, websites van derden of van partners, verhuur of verstrekking van bestanden door derden of partners enz.).

Daarnaast kan NOVADIA uw persoonsgegevens verzamelen en vervolgens doorsturen naar of toegankelijk maken voor de ondernemingen van de groep. Omgekeerd kunnen de ondernemingen van de groep de gegevens verzamelen en doorsturen naar of toegankelijk maken voor NOVADIA.

Ook kunnen uw persoonsgegevens worden doorgestuurd naar NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep door andere personeelsleden/contacten in uw onderneming of, in sommige situaties, via derden.

In het geval van persoonsgegevens, verwerkt in het kader van aanwervingsoperaties van NOVADIA of een onderneming van de groep, waarbij elk optreedt als verantwoordelijke voor haar eigen verwerking, kan NOVADIA of de onderneming van de groep waar u solliciteert, de informatie die u meedeelt (bijvoorbeeld een formulier dat u met dat doel invult of meer in het algemeen informatie die u in uw cv vermeldt), gebruiken en onder bepaalde voorwaarden opnemen in een kandidatenbestand (CVtheek). De verwerkingsverantwoordelijke kan ook derden benaderen (bijvoorbeeld wervingsbureaus, vroegere werkgevers, stagebegeleiders of klanten waarmee u contact hebt gehad in het kader van vroegere opdrachten) of een beroep doen op andere informatiebronnen (zoals professionele sociale netwerken, wervingsbureaus of gespecialiseerde wervingssites) om informatie over u te verzamelen en zo uw sollicitatie of uw profiel te kunnen bestuderen. Ook als u niet hebt gesolliciteerd, kan de verwerkingsverantwoordelijke, in het bijzonder in het kader van de aanleg van wervingsreserves en actieve zoektochten naar beroepsprofielen die aan zijn werkaanbiedingen kunnen beantwoorden, persoonsgegevens verzamelen bij derden (bijvoorbeeld wervingsbureaus of headhunters) of andere informatiebronnen gebruiken (zoals professionele sociale netwerken of gespecialiseerde wervingssites) om informatie over u te verzamelen en u te kunnen voorstellen voor een van zijn werkaanbiedingen te solliciteren.

3.2 Overigens gelden in principe de volgende regels:

indien de verwerking van uw persoonsgegevens nodig is om aan de wettelijke of regelgevende verplichtingen van de verwerkingsverantwoordelijke te voldoen, is de verzameling van die gegevens verplicht;
indien de verwerking van uw persoonsgegevens onderhevig is aan uw toestemming, is de mededeling van die gegevens volledig facultatief (maar worden ze niet meegedeeld, dan kan dat wel tot gevolg hebben dat de verwerkingsverantwoordelijke in bepaalde situaties de betreffende verwerking niet kan uitvoeren);
indien de verwerking van uw persoonsgegevens nodig is voor de uitvoering van een contract of precontractuele maatregelen, genomen op uw verzoek, is de mededeling van die gegevens nodig voor de verwezenlijking van het beoogde doel, zoniet kan het dat de verwerkingsverantwoordelijke de bovengenoemde contractuele verplichtingen of precontractuele maatregelen niet kan uitvoeren;
als de verwerking van uw persoonsgegevens steunt op het nastreven van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke, is de mededeling van die gegevens nodig om dat doeleinde te halen. Worden uw gegevens niet meegedeeld, zou het kunnen dat de verwerking niet wordt uitgevoerd of dat ze wordt gehinderd. Als er bijvoorbeeld informatie ontbreekt die nodig is om een verzoek van uwentwege te beantwoorden (bijvoorbeeld een verzoek om inlichtingen), is het mogelijk dat uw aanvraag, verbonden aan die verzameling van persoonsgegevens, niet of met vertraging wordt verwerkt.

Bijzonder geval: indien er op een formulier voor de verzameling van persoonsgegevens (bijvoorbeeld op de website of een pagina van NOVADIA op de sociale netwerken, of eender welk formulier voor de verzameling van gegevens onder welk formaat ook dat NOVADIA en de ondernemingen van de groep tot uw beschikking stellen om informatie over u te verzamelen) verplichte persoonsgegevens vereist zijn om de verwerking te kunnen uitvoeren, dan zijn de betreffende velden aangeduid met een asterisk en wordt u geïnformeerd over de eventuele gevolgen indien u die informatie niet meedeelt. Velden zonder asterisk zijn niet verplicht in te vullen.

3.3 Behalve in specifieke situaties of in geval uitdrukkelijk anders vermeld in dit beleid verzamelen we geen ‘gevoelige’ of ‘bijzondere’ persoonsgegevens, met andere woorden, waaruit ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienst of levensbeschouwelijke overtuigingen of lidmaatschap van een vakbond blijkt, noch genetische gegevens of biometrische gegevens om een natuurlijke persoon uniek te identificeren, noch gegevens over de gezondheid, het seksleven of de seksuele geaardheid van een natuurlijke persoon. In dat verband informeren we u dat we u in principe niet zullen vragen dergelijke ‘gevoelige’ of ‘bijzondere’ gegevens te verstrekken in het kader van uw relatie met NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep, behalve in situaties waarin wij u uitdrukkelijk om dergelijke gegevens zouden vragen. Maar zelfs in dat geval en uitgezonderd in bepaalde situaties die onder een ander beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens vallen (bijvoorbeeld in geval van het sluiten van een contract voor verblijf in een van onze residenties), bent u geenszins verplicht dergelijke gegevens mee te delen en is voor hun verzameling uw uitdrukkelijke voorafgaande toestemming vereist.

3.4 Persoonsgegevens van minderjarigen of van beschermde meerderjarigen: in het algemeen is het gebruik van de website en de pagina’s van NOVADIA op de sociale netwerken voorbehouden voor meerderjarigen met rechtsbevoegdheid en kunnen NOVADIA en de ondernemingen van de groep in geen geval verantwoordelijk worden gesteld voor het gebruik van de website of de pagina’s van NOVADIA op de sociale netwerken door minderjarigen of onbevoegde personen en dus ook niet voor de gevolgen die daaruit kunnen voortvloeien, in het bijzonder met betrekking tot de verwerking van hun persoonsgegevens.

In welbepaalde gevallen kunnen we echter:

persoonsgegevens van minderjarigen van minstens 15 jaar verwerken wanneer deze ons contacteren om te solliciteren voor een werkaanbieding of een stage;
persoonsgegevens van beschermde meerderjarigen verwerken wanneer deze of derden (in het bijzonder hun voogd, juridisch gemachtigde enz.) ons contacteren met het doel gebruik te maken van de diensten van de groep NOVADIA.

4. Welke gegevens worden verzameld, voor welke verwerkingsdoeleinden, op welke grondslag en voor hoelang?

Uw persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

4.1 Beheer en opvolging van de informatieverzoeken en communicatie met de gebruikers, opgestart via of middels de website of de pagina’s van NOVADIA op de sociale netwerken of eender welk ander kanaal, en meer in het algemeen van de relaties met de contacten in de ruime zin

Doeleinde van de verwerking: NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep kunnen uw persoonsgegevens verwerken met het oog op de verwerking, het beheer en de opvolging van uw verzoeken om contact, informatie of documentatie, via eender welk kanaal en in het bijzonder via de website of interacties op de pagina’s van sociale netwerken van NOVADIA (met inbegrip van onder andere het beheer, de verwerking, de opvolging en de eventuele moderatie van uw berichten of commentaren) en de te verstrekken antwoorden, het beheer en de opvolging van de functies, voorgesteld op of via de website (bijvoorbeeld een verzoek om telefonisch te worden gecontacteerd), en meer in het algemeen voor het beheer van hun relaties met hun contacten in de ruime zin (met inbegrip van de opstelling en uitvoering van studies, enquêtes of peilingen).
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA, eventueel samen met de onderneming van de groep waarop het verzoek betrekking heeft en/of die optreedt in het kader van de contacten, de verstrekte functies en/of meer in het algemeen de relatie met de contacten.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, naam, voornaam), gebruikersnaam of pseudoniem/alias, contactgegevens (met name postadres, telefoonnummer of e-mailadres), verzoek om contact, informatie of documentatie en uitgewisselde correspondentie.
Rechtsgrond van de verwerking: de verwerking van uw persoonsgegevens in dit kader is nodig voor de gerechtvaardigde belangen van NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep om uw verzoeken te beantwoorden, rekening houdend met uw behoeften en beperkingen, met name om u informatie te verstrekken en/of voorstellen te doen betreffende aan uw situatie aangepaste verblijfsoplossingen, of om u de op de website voorgestelde functies te laten gebruiken en meer in het algemeen om het beheer en de opvolging van hun relaties met hun contacten te verzekeren.
Opslagperiode van gegevens: opslag van de persoonsgegevens in een actieve database voor de duur die nodig is om uw verzoek te beantwoorden of onze relatie te beheren; vervolgens, na afloop van de opslagperiode in een actieve database, opslag onder de vorm van archieven gedurende 5 jaar met administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering, onder voorbehoud van andere opslagperioden die van toepassing kunnen zijn als uw persoonsgegevens worden verwerkt voor andere doeleinden onder de in paragraaf 4 beschreven voorwaarden.

4.2 Beheer van de relaties van NOVADIA en de ondernemingen van de groep met de huidige of potentiële klanten (zoals de bewoners) en meer in het algemeen met de contacten van de groep NOVADIA (met inbegrip van de familieleden of naasten van de klanten, voogden, beheerders, volmachthouders enz.)

Doeleinde van de verwerking: om de relaties met de huidige of potentiële klanten en meer in het algemeen de contacten van de groep NOVADIA te beheren, verzamelen de ondernemingen van de groep de persoonsgegevens van die huidige of potentiële klanten, en meer in het algemeen de contacten, om het beheer en de opvolging van de afsluiting en uitvoering van de contracten, de verstrekte diensten en de verblijven in de residenties voor senioren of rust- en verzorgingstehuizen, de betalingen en transacties, de facturatie en boekhouding, alsook de relatie klant/prospect/contact in de ruime zin te verzekeren, en in het bijzonder het beheer en de opvolging van de klantenaccounts, klachten, de mening van klanten en eventuele pregeschillen of geschillen.
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA en de onderneming van de groep waarmee u verbonden bent en/of waarmee u in contact bent en/of die optreedt in het kader van uw relaties met de groep NOVADIA, elk in zoverre het hen betreft, zijn (eventueel gezamenlijk) verantwoordelijk voor die verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, voornaam, naam), contactgegevens (e-mailadres, postadres, telefoonnummer enz.), eventueel gegevens met betrekking tot het privéleven, familiale en/of professionele gegevens, gegevens betreffende de gezondheid, informatie van economische en financiële aard, detail van de transacties/verstrekte diensten/contracten, gegevens met betrekking tot die transacties/verstrekte diensten/contracten, gegevens met betrekking tot de opvolging van de transacties/verstrekte diensten/contracten, en meer in het algemeen de relaties tussen de groep NOVADIA en de betrokkenen, gegevens met betrekking tot de mening van klanten en klachten.
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking van uw persoonsgegevens is in principe nodig voor de gerechtvaardigde belangen van NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep om een goed beheer van de relaties met de huidige of potentiële klanten te verzekeren, en meer in het algemeen de contacten in ruime zin, met inbegrip van onder andere het leveren van verblijfsoplossingen, aangepast aan elke situatie. In het bijzonder wat het facturatiebeheer en de gerelateerde boekhouding betreft, kunnen deze soorten verwerking voortvloeien uit wettelijke verplichtingen van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep. Overigens kunnen zogenaamde ‘bijzondere’ persoonsgegevens (waaronder gegevens betreffende de gezondheid) met betrekking tot huidige klanten (waaronder de bewoners) in het kader van deze verwerking worden verwerkt voor de bovengenoemde doeleinden indien ze strikt noodzakelijk zijn voor preventieve geneeskunde, medische diagnoses, het beheer van zorgverstrekking of behandelingen, het beheer van een gezondheidsdienst of het beheer van sanitaire of sociale tenlasteneming.
Opslagperiode van de gegevens:

voor huidige klanten (of contacten die in verband staan met een huidige klant) van de groep NOVADIA: opslag van uw persoonsgegevens in een actieve database voor de duur van onze contractuele of handelsrelaties met de betreffende klant;
voor potentiële klanten (of contacten die in verband staan met een potentiële klant) van de groep NOVADIA: opslag van uw persoonsgegevens in een actieve database voor de duur van onze precontractuele relaties met de betreffende potentiële klant;

vervolgens, na afloop van de opslagperiode in een actieve database, opslag onder de vorm van archieven gedurende 5 jaar voor administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering, onder voorbehoud van andere opslagperioden die van toepassing kunnen zijn als uw persoonsgegevens worden verwerkt voor andere doeleinden onder de voorwaarden, beschreven hieronder in deze paragraaf 4, of voorzien in een ander gegevensbeschermingsbeleid dat op u van toepassing kan zijn.

Bent u een huidige klant of een contact in verband met een huidige klant, dan nodigen we u ook uit om kennis te nemen van het gegevensbeschermingsbeleid, meegedeeld in het kader van de afsluiting van het verblijfscontract, om meer te weten over de verwerking van specifieke persoonsgegevens die NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep kunnen uitvoeren in het kader van het beheer en de opvolging van uw relaties met deze laatste.

4.3 Organisatie, beheer en opvolging van spellen en wedstrijden

Doeleinde van de verwerking: op de website of de pagina’s van sociale netwerken van NOVADIA kunnen spellen en wedstrijden met promotionele of publicitaire doeleinden worden georganiseerd. Om dergelijke acties te kunnen organiseren en beheren, verwerken NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep persoonsgegevens over u.
Verwerkingsverantwoordelijke: NOVADIA en de onderneming van de groep waarmee u verbonden bent en/of waarmee u in contact bent en/of die optreedt in het kader van dergelijke acties, elk in zoverre het hen betreft, zijn (eventueel gezamenlijk) verantwoordelijk voor die verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, naam, voornaam, gebruikersnaam of pseudoniem/alias), contactgegevens (postadres, telefoonnummer, e-mailadres), toegekende prijzen, afhankelijk van de behoeften in functie van de kenmerken van elk spel of wedstrijd.
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking van uw persoonsgegevens is nodig voor de gerechtvaardigde belangen van NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep om het beheer en de opvolging van de spellen of wedstrijden te verzekeren, met inbegrip van onder andere het beheer en de opvolging van de prijstrekkingen of de selectie van de winnaar(s) of de toekenning en uitreiking van de prijzen.
Opslagperiode van gegevens: opslag in een actieve database voor de duur die nodig is voor het verloop van de wedstrijd, de aanduiding van de winnaars en de uitreiking van de prijzen; vervolgens na afloop van de opslagperiode in een actieve database, 5 jaar opslag als archiefmateriaal voor administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering, onder voorbehoud van andere opslagperioden die van toepassing kunnen zijn als uw persoonsgegevens worden verwerkt voor andere doeleinden onder de voorwaarden, hieronder beschreven in paragraaf 4.

4.4 Beheer van de relaties van NOVADIA en de ondernemingen van de groep met hun huidige of potentiële partners (met inbegrip van hun dienstverleners en leveranciers of hun voorschrijvers) en desgevallend met die van de groep NOVADIA

Doeleinde van de verwerking: NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep kunnen persoonsgegevens met betrekking tot hun huidige of potentiële partners en/of contacten bij die partners (bijvoorbeeld personeelsleden van de partner, dienstverlener/consultant bij de partner enz.) verwerken. De doeleinden van deze verwerking omvatten het zoeken van nieuwe partners, het beheer, de opvolging en het beantwoorden van verzoeken voor partnerschappen, offertes of voorstellen van diensten, evenals het beheer van de partners en/of de relaties van NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep met deze laatsten, met inbegrip van het beheer en de opvolging van de uitvoering van de contracten, de toevertrouwde opdrachten of prestaties, de leveringen, de betalingen en transacties, de gerelateerde boekhouding en in het bijzonder het beheer en de opvolging van de partneraccounts, de relaties met de partners in ruime zin en klachten of eventuele pregeschillen en geschillen.
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA en de onderneming van de groep waarmee u in contact bent en/of die optreedt in het kader van uw relaties met de groep NOVADIA, elk voor zover het hen betreft, zijn de (eventueel gezamenlijke) verantwoordelijken van dit soort verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, naam, voornaam), contactgegevens (e-mailadres, postadres, telefoonnummer enz.), onderneming waartoe u behoort en functie, informatie met betrekking tot uw opleiding (studies, diploma’s enz.), uw ervaring en beroepstraject, uw competenties en referenties, alle informatie die in uw cv zou kunnen staan, informatie over de verzoeken om partnerschappen, offertes en voorstellen van diensten, overzicht van opdrachten, prestaties en contracten, gegevens met betrekking tot betalingen en betaalwijzen, gegevens met betrekking tot transacties, gegevens met betrekking tot de opvolging van de contracten en de relatie, gegevens met betrekking tot facturen.
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking van uw persoonsgegevens is in principe nodig voor de gerechtvaardigde belangen van NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep om een goed beheer van de relaties met de huidige of potentiële partners te verzekeren, met name in het kader van het zoeken naar nieuwe partners, de opvolging van de goede uitvoering van de contracten met de partners of met het oog op de organisatie en de goede uitvoering van de opdrachten of prestaties die hen worden toevertrouwd. In het bijzonder wat het facturatiebeheer en de gerelateerde boekhouding betreft, kunnen deze soorten verwerking voortvloeien uit wettelijke verplichtingen van NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep.
Opslagperiode van de gegevens: opslag in een actieve database voor de duur van de precontractuele relatie (voor potentiële partners) of de contractuele of handelsrelatie (voor potentiële partners) met de groep NOVADIA; vervolgens, na afloop van de opslagperiode in een actieve database, 5 jaar opslag als archief voor administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering, onder voorbehoud van andere opslagperioden die van toepassing kunnen zijn als uw persoonsgegevens worden verwerkt voor andere doeleinden onder de voorwaarden, hieronder beschreven in paragraaf 4.

4.5 Uitvoering van interne of externe communicatiecampagnes

Doeleinde van de verwerking: in het kader van hun respectieve activiteiten kunnen NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep, elk voor zover het hen betreft, persoonsgegevens verwerken met betrekking tot klanten, prospecten, contacten, internetgebruikers/gebruikers, leveranciers, dienstverleners of partners, zowel huidige als potentiële, met het oog op de uitvoering van interne of externe communicatiecampagnes (bijvoorbeeld affiches, mededelingen van het type informatiebrieven, nieuwsbrieven, reclamebrochures of -materiaal enz., publicaties op websites, sociale netwerken of platformen enz.). Deze communicatiecampagnes kunnen gericht zijn tot de ondernemingen van de groep en hun personeelsleden, de bewoners en de familie of de naasten van de bewoners, of derden en in het algemeen tot het publiek.
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA en de ondernemingen van de groep, elk voor zover het hen betreft, zijn (eventueel gezamenlijk) verantwoordelijk voor dit soort verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, naam, voornaam), foto’s en video’s, statuut (bijvoorbeeld klant, prospect, contact, internetgebruiker/gebruiker, leverancier, dienstverlener of partner, en eventueel preciseringen over dit statuut).
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking steunt op uw toestemming (die wij verkrijgen d.m.v. een speciaal document dat aan u wordt voorgelegd). Dat betekent dat u de mogelijkheid hebt om al dan niet in te stemmen en, indien u instemt, uw toestemming te allen tijde in te trekken zonder u hiervoor te moeten verantwoorden.
Opslagperiode van de gegevens: opslag in een actieve database gedurende drie (3) jaar vanaf het verkrijgen van uw toestemming.

4.6 Opstellen en uitvoering van studies, analyses, rapportering en statistieken, onder andere van commerciële aard

Doeleinde van de verwerking: in het kader van hun respectieve activiteiten kunnen NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep, elk in zoverre het hen betreft, persoonsgegevens met betrekking tot huidige of potentiële klanten en meer in het algemeen contacten van de groep NOVADIA verwerken met het oog op de opstelling en uitvoering van studies, analyses, rapporteringen en statistieken, onder andere van commerciële aard.
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA en de ondernemingen van de groep, elk voor zover het hen betreft, zijn (eventueel gezamenlijk) verantwoordelijk voor dit soort verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, naam, voornaam), gebruikersnaam of pseudoniem/alias, functie en onderneming waartoe u behoort, indien van toepassing, contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres of postadres), economische en financiële informatie, indien van toepassing, details en gegevens met betrekking tot de opvolging van de transacties en diensten (verstrekt door NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep)/verblijven in residenties voor senioren of in rust- en verzorgingstehuizen/contracten/lopende geschillen enz., en meer in het algemeen gegevens met betrekking tot relaties tussen de groep NOVADIA en de betrokkenen.
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking is in principe nodig voor de gerechtvaardigde belangen van NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep om de ontwikkeling (in het bijzonder de commerciële ontwikkeling) van de groep NOVADIA te verzekeren en het prestatieniveau van de verstrekte diensten te meten.
Opslagperiode van de gegevens: opslag in een actieve database gedurende twee (2) jaar vanaf het laatste contact met de betrokkene; vervolgens, na afloop van de opslagperiode in een actieve database, opslag onder de vorm van archieven gedurende 5 jaar met administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering, onder voorbehoud van andere opslagperioden die van toepassing kunnen zijn als uw persoonsgegevens worden verwerkt voor andere doeleinden onder de hieronder in paragraaf 4 beschreven voorwaarden.

4.7 Naleving van de wettelijke verplichtingen en de regelgeving (met inbegrip van de boekhoudkundige, fiscale en administratieve verplichtingen), verbonden aan de uitvoering van de contracten, gesloten door NOVADIA of de ondernemingen van de groep, en meer in het algemeen aan de activiteit van NOVADIA of van de groep NOVADIA, en opvolging van de boekhouding en de financiële situatie van NOVADIA of van de groep NOVADIA

Doeleinde van de verwerking: om te voldoen aan de verschillende wettelijke verplichtingen of regels waaraan NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep onderhevig zijn, elk in zoverre het hen betreft (met name boekhoudkundige, fiscale of administratieve verplichtingen, voortkomend uit de uitvoering van de commerciële contracten waarin NOVADIA of een onderneming van de groep partij is en meer in het algemeen de activiteit van NOVADIA of de betreffende onderneming van de groep), verwerkt NOVADIA of de betreffende onderneming van de groep de persoonsgegevens van haar contacten (bijvoorbeeld contacten bij haar huidige of potentiële partners of klanten) met het oog op het genoemde doeleinde en op de opvolging van haar boekhouding en haar financiële en budgettaire situatie (met inbegrip van de algemene en analytische boekhouding, de voorstelling en opvolging van de schommelingen van haar vermogen, of de vaststelling van haar financiële en budgettaire situatie enz.). Bovendien worden alle gegevens, verwerkt in het kader van die doeleinden, centraal verzameld en verwerkt door NOVADIA met het oog op de globale boekhoudkundige, budgettaire en financiële opvolging voor de groep NOVADIA.
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA of de onderneming van de groep waarmee de betrokkenen in contact staan en/of die optreedt in het kader van de relaties van de betrokkenen met de groep NOVADIA, elk in zoverre het hen betreft, is verantwoordelijk voor haar eigen verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, naam, voornaam), contactgegevens (postadres, telefoonnummer, e-mailadres enz.), gegevens met betrekking tot betalingen en betaalwijzen, gegevens met betrekking tot transacties, gegevens met betrekking tot de opvolging van contracten en relaties met de contacten, gegevens met betrekking tot facturen, boekhoudkundige, financiële, budgettaire en fiscale informatie.
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking is in principe nodig voor de naleving van de wettelijke verplichtingen of regels waaraan NOVADIA of de betreffende onderneming van de groep onderhevig is (in het bijzonder financiële, fiscale en boekhoudkundige documenten). Daarnaast zijn de bijkomende doeleinden van deze verwerking, verbonden aan de opvolging van de boekhouding en de financiële en budgettaire situatie van NOVADIA of de betreffende onderneming van de groep, nodig voor de gerechtvaardigde belangen van NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep in het kader van het goede beheer van hun boekhouding en financiële situatie.
Opslagperiode van de gegevens: opslag in een actieve database voor de duur van het lopende boekhoud- of belastingjaar; vervolgens onder de vorm van archieven voor een periode van 10 jaar (behalve voor gegevens waarvan de opslag enkel bedoeld is om te voldoen aan de fiscale verjaringstermijn en die dus voor 6 jaar worden bewaard in archieven).

4.8 Organisatie, beheer en opvolging van evenementen

Doeleinde van de verwerking: NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep, elk in zoverre het hen betreft, kunnen persoonsgegevens over u verwerken in het kader van het beheer en de opvolging van de evenementen die ze voorstellen of waaraan hun medewerkers deelnemen (organisatie van de interventies, beheer, verwerking en opvolging van de inschrijvingen, antwoorden op de informatieverzoeken enz.).
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA of de onderneming van de groep die het betreffende evenement organiseert, elk in zoverre het hen betreft, is verantwoordelijk voor haar eigen verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, naam, voornaam), contactgegevens, functie en onderneming waartoe de betrokkene behoort, informatie over de inschrijvingen en de deelname aan de evenementen.
Rechtsgrond van de verwerking: in het algemeen is de verwerking van uw persoonsgegevens in deze situatie nodig voor de organisatie en het beheer van de evenementen. Ze steunt dus op de uitvoering van precontractuele maatregelen, genomen op uw verzoek, of van een contract waarin u partij bent (bijvoorbeeld inschrijving voor het evenement).
Opslagperiode van de gegevens: opslag in een actieve database gedurende de periode, nodig voor de organisatie en de opvolging van het evenement; vervolgens, na afloop van de opslagperiode in een actieve database, opslag onder de vorm van archieven gedurende 5 jaar met administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering, onder voorbehoud van andere opslagperioden die van toepassing kunnen zijn als uw persoonsgegevens worden verwerkt voor andere doeleinden onder de in paragraaf 4 beschreven voorwaarden.

4.9 Prospectie/sollicitatie via de post of de telefoon

Doeleinde van de verwerking: NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep kunnen de persoonsgegevens van klanten, prospecten, partners en meer in het algemeen contacten van de groep NOVADIA verwerken met het oog op de uitvoering van commerciële, communicatie-, sollicitatie-, prospectie-, klantenbindings- of marketingcampagnes (met inbegrip van technische operaties voor segmentering, gerichtheid, personalisering van de communicatie enz.) via de post of de telefoon, met name om hen via deze weg bepaalde informatie te verstrekken: voorstellen van producten en diensten die hen kunnen interesseren, informatie over nieuws en/of activiteiten van de groep NOVADIA, andere informatie of prospectiedocumenten, studies, peilingen, aanbiedingen of tevredenheidsonderzoeken.
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA en de onderneming van de groep waarmee u verbonden bent en/of waarmee u in contact bent en/of die optreedt in het kader van uw relaties met de groep NOVADIA, elk in zoverre het hen betreft, zijn (eventueel gezamenlijk) verantwoordelijk voor die verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, voornaam, naam), contactgegevens (postadres, telefoonnummer), profiel/segment, leeftijd, gezinssituatie/burgerlijke staat, activiteit/beroepsstatuut.
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking steunt op de gerechtvaardigde belangen van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep om de groep NOVADIA (met inbegrip van de betreffende onderneming) bekendheid te geven, haar commerciële en andere ontwikkeling te verzekeren en/of prospectie- en sollicitatiecampagnes in ruime zin uit te voeren. De ontvanger van dergelijke prospecties heeft in alle gevallen het recht om zich te allen tijde te verzetten zonder zich hiervoor te moeten verantwoorden.
Opslagperiode van de gegevens: in principe, opslag in een actieve database gedurende drie jaar vanaf de verzameling van de persoonsgegevens of het einde van de contractuele of commerciële relaties met NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep of het laatste moment waarop u NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep hebt gecontacteerd (bijvoorbeeld voor een klant, vanaf het einde van een verblijfscontract of het laatste moment waarop de klant contact heeft opgenomen, en voor een prospect vanaf het laatste moment waarop de prospect contact heeft opgenomen (bijvoorbeeld een verzoek online, per e-mail of post, een telefonische oproep enz.). Voor gegevens die worden verwerkt in het kader van een tevredenheidsonderzoek geldt opslag in een actieve database voor de duur die nodig is om het doel van het onderzoek te bereiken. In elk geval geldt na afloop van de opslagperiode in een actieve database een opslag onder de vorm van archieven gedurende 6 jaar met administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering.

4.10 Prospectie/sollicitatie via e-mail

Doeleinde van de verwerking: NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep kunnen de persoonsgegevens van klanten, prospecten, partners en meer in het algemeen contacten verwerken met het oog op commerciële, communicatie-, sollicitatie-, prospectie-, klantenbindings- of marketingcampagnes (met inbegrip van technische operaties voor segmentering, gerichtheid, personalisering van de communicatie enz.) via e-mail, met name om hen via deze weg (e-mail, sms, mms) bepaalde informatie te verstrekken: voorstellen van producten en diensten die hen kunnen interesseren, informatie over nieuws en/of activiteiten van de groep NOVADIA (bijvoorbeeld nieuwsbrief), andere informatie of prospectiedocumenten, studies, peilingen, aanbiedingen of tevredenheidsonderzoeken.
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA en de onderneming van de groep waarmee u verbonden bent en/of waarmee u in contact bent en/of die optreedt in het kader van uw relaties met de groep NOVADIA, elk in zoverre het hen betreft, zijn (eventueel gezamenlijk) verantwoordelijk voor die verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, voornaam, naam), contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), indien van toepassing functie en onderneming waartoe de betrokkene behoort, profiel/segment, leeftijd, gezinssituatie/burgerlijke staat, activiteit/beroepsstatuut.
Rechtsgrond van de verwerking:

in de volgende situaties is voor dergelijke operaties geen voorafgaande toestemming van de betrokkenen vereist:

wanneer de berichten gericht zijn tot professionals, naar een professioneel e-mailadres worden gestuurd en verband houden met het beroep van de ontvanger, en de verwerking wordt uitgevoerd op grond van de gerechtvaardigde belangen van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep om de groep NOVADIA bekendheid te geven en in het bijzonder haar commerciële ontwikkeling te verzekeren en/of prospectie- en sollicitatiecampagnes in ruime zin te voeren;
wanneer de berichten door een onderneming van de groep of door NOVADIA worden verstuurd naar klanten waarmee al een band bestaat en de aangeboden producten of diensten in dezelfde lijn liggen als die welke al aan die klanten worden verstrekt. In deze situatie gebeurt dit soort verwerking op grond van de gerechtvaardigde belangen van de betreffende onderneming van de groep of van NOVADIA, afhankelijk van de entiteit die de berichten verzendt, om de groep NOVADIA (met inbegrip van de betreffende onderneming of NOVADIA) bekendheid te geven en in het bijzonder haar commerciële ontwikkeling te verzekeren en/of prospectie- en sollicitatiecampagnes in ruime zin te voeren.

De ontvanger van dergelijke prospecties heeft in alle gevallen het recht om zich te allen tijde te verzetten zonder zich hiervoor te moeten verantwoorden.

In de andere situaties, met name wanneer u zich op de website inschrijft op de nieuwsbrief, steunt de verwerking op uw toestemming. Dat betekent dat u de mogelijkheid hebt om al dan niet in te stemmen en, indien u instemt, uw toestemming te allen tijde in te trekken zonder u hiervoor te moeten verantwoorden.

Opslagperiode van de gegevens: opslag in een actieve database gedurende drie jaar vanaf de verzameling van de persoonsgegevens of het einde van de contractuele of commerciële relaties met NOVADIA en/of met de ondernemingen van de groep, de laatste keer dat u contact hebt opgenomen met NOVADIA en/of ondernemingen van de groep (bijvoorbeeld voor een klant, vanaf het einde van een verblijfscontract of het laatste moment waarop de klant contact heeft opgenomen, en voor een prospect vanaf het laatste moment waarop de prospect contact heeft opgenomen (bijvoorbeeld een verzoek online, per e-mail of post, een telefonische oproep enz.); vervolgens opslag onder de vorm van archieven gedurende 6 jaar met administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering.

4.11 Prospectie/sollicitatie via een geautomatiseerd systeem voor elektronische communicatie

Doeleinde van de verwerking: NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep kunnen de persoonsgegevens van klanten, prospecten, partners en meer in het algemeen contacten verwerken met het oog op commerciële, communicatie-, sollicitatie-, prospectie-, klantenbindings- of marketingcampagnes (met inbegrip van technische operaties voor segmentering, gerichtheid, personalisering van de communicatie enz.) via een geautomatiseerd systeem voor elektronische communicatie (bijvoorbeeld oproepautomaat, stemberichten enz.), met name om hen via deze weg bepaalde informatie te sturen: voorstellen van producten en diensten die hen kunnen interesseren, informatie over nieuws en/of activiteiten van de groep NOVADIA, andere informatie of prospectiedocumenten, studies, peilingen, aanbiedingen of tevredenheidsonderzoeken.
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA en de onderneming van de groep waarmee u verbonden bent en/of waarmee u in contact bent en/of die optreedt in het kader van uw relaties met de groep NOVADIA, elk in zoverre het hen betreft, zijn (eventueel gezamenlijk) verantwoordelijk voor die verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, voornaam, naam), contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer), indien van toepassing functie en onderneming waartoe de betrokkene behoort, profiel/segment, leeftijd, gezinssituatie/burgerlijke staat, activiteit/beroepsstatuut.
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking steunt op uw toestemming. Dat betekent dat u de mogelijkheid hebt om al dan niet in te stemmen en, indien u instemt, uw toestemming te allen tijde in te trekken zonder u hiervoor te moeten verantwoorden.
Opslagperiode van de gegevens: opslag in een actieve database gedurende drie jaar vanaf de verzameling van de persoonsgegevens of het einde van de contractuele of commerciële relaties met NOVADIA en/of met de ondernemingen van de groep, de laatste keer dat u contact hebt opgenomen met NOVADIA en/of ondernemingen van de groep (bijvoorbeeld voor een klant, vanaf het einde van een verblijfscontract of het laatste moment waarop de klant contact heeft opgenomen, en voor een prospect vanaf het laatste moment waarop de prospect contact heeft opgenomen (bijvoorbeeld een verzoek online, per e-mail of post, een telefonische oproep enz.); vervolgens opslag onder de vorm van archieven gedurende 6 jaar met administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering.

4.12 Gebruik van cookies of andere, gelijksoortige technologieën om het surfgedrag op te volgen, met inbegrip van de opstelling van studies, analyses, rapporteringen en statistieken, het beheer en de opvolging van de goede werking van de website, verbetering van de gebruikerservaring, terbeschikkingstelling van bepaalde diensten of functies op de website, alsook de opvolging en meting van het publiek en de prestaties van de website, en weergave van eventueel doelgerichte reclame (behalve sociale netwerken of functies, verbonden aan de sociale netwerken)

Doeleinde van de verwerking: in het kader van uw gebruik van de website en meer in het algemeen van de digitale dragers van NOVADIA (behalve sociale netwerken of functies, verbonden aan de sociale netwerken), verwerkt NOVADIA persoonsgegevens over u om het surfgedrag op te volgen, met inbegrip van de opstelling en uitvoering van studies, analyses, rapporteringen en statistieken, het beheer en de opvolging van de goede werking en in het bijzonder van de beveiliging van de website, verbetering van de gebruikerservaring, terbeschikkingstelling van bepaalde diensten of functies op de website, alsook de opvolging en meting van het publiek en de prestatie van de website. Er kunnen ook persoonsgegevens over u worden verzameld en verwerkt om op de website of op de websites van derden eventueel gerichte advertenties (of advertenties op basis van zoekgedrag of programmatisch adverteren) weer te geven in functie van uw profiel, surfgedrag, locatie (in verband met geografisch gerichte reclame) en interacties met de websites die u bezoekt. Die persoonsgegevens worden verzameld middels cookies of andere, gelijksoortige technologieën.
Verwerkte gegevens: gegevens in verband met de sessie, de verbinding en het surfgedrag, met inbegrip van informatie over uw navigator of terminal en hun configuratie (bijvoorbeeld device fingerprinting), eenduidig identificatienummer van het toestel, weergaveresolutie, besturingssysteem, IP-adres, webbrowser, type terminal enz.), de historiek en meer in het algemeen informatie over het verkeer en het surfgedrag op de website, informatie over de traceerbaarheid van de acties op en interacties met de website, het aantal bezoekers, de herkomst van de gebruikers en de bezochte pagina’s, informatie van het type ‘identificatoren’, verbonden aan uw terminal, hardware of besturingssysteem, informatie van het type ‘scoring’ (bijvoorbeeld score bot om zich ervan te vergewissen dat de gebruiker geen robot is), informatie over uw surfvoorkeuren en gebruik van de website of websites van derden, locatiegegevens (bijvoorbeeld IP-adres en geografische zone), informatie over het netwerk, uw taal, persoonsgegevens (leeftijd, gender, interesses, geografische gegevens, gezinssituatie/burgerlijke staat, activiteit/beroepsstatuut enz.) die niet-nominatief zijn (met andere woorden, niet eigen aan de identificator van de internetgebruiker).
Verwerkingsverantwoordelijke: NOVADIA.
Rechtsgrond van de verwerking: wanneer de verwerking van uw gegevens hetzij exclusief bedoeld is om de communicatie via elektronische weg mogelijk of gemakkelijker te maken, hetzij strikt noodzakelijk is voor het verstrekken van een online communicatiedienst op uw uitdrukkelijk verzoek, met andere woorden indien de verwerking strikt noodzakelijk is opdat u op de website zou kunnen surfen en de voorgestelde functies zou kunnen gebruiken, steunt ze op het rechtmatige belang van NOVADIA om uw bezoek aan de website te vergemakkelijken. In de andere gevallen vereist dit soort verwerking uw voorafgaande toestemming voor het gebruik van cookies en andere gelijksoortige technologieën voor de bovengenoemde doeleinden. Dat betekent dat u de mogelijkheid hebt om al dan niet in te stemmen en, indien u instemt, uw toestemming te allen tijde in te trekken zonder u hiervoor te moeten verantwoorden.
Maximale levensduur van de cookies en opslagduur van op deze manier verzamelde persoonsgegevens: opslag in een actieve database voor de levensduur van de cookies en andere, gelijksoortige traceringsmiddelen waarmee de persoonsgegevens worden verzameld, met een maximum van zes maanden.
Om meer te weten over de cookies, traceringsmiddelen en andere gelijksoortige technologieën gebruikt door NOVADIA en haar partners op de website, alsook over de manier om ze af te stemmen en hun levensduur, verwijzen wij naar het ‘Beleid inzake cookiesbeheer’ van NOVADIA.

4.13 Gebruik van cookies of andere gelijksoortige technologieën voor de opvolging van het surfgedrag, met inbegrip van de opstelling en uitvoering van studies, analyses, rapporteringen en statistieken, terbeschikkingstelling en opvolging van functies voor interactiviteit met de sociale netwerken, verbetering van de gebruikerservaring, opvolging en meting van het publiek en de prestaties van de pagina’s van NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep op de sociale netwerken, en weergave van eventueel gerichte advertenties (sociale netwerken en functies, verbonden aan de sociale netwerken)

Doeleinde van de verwerking: om interactiviteit tussen de website en de sociale netwerken mogelijk te maken enerzijds en om de pagina’s van NOVADIA op de sociale netwerken en de interacties tussen de website en de sociale netwerken te kunnen opvolgen, begrijpen en bestuderen anderzijds kan NOVADIA u op de website links naar haar sociaalnetwerkpagina’s aanbieden, deze pagina’s parametriseren als beheerder of u voorstellen gebruik te maken van de door deze sociale netwerken gecreëerde of aangeboden tools. In dit geval verwerkt NOVADIA persoonsgegevens over u om de bovengenoemde interactiviteitsfuncties (bijvoorbeeld knop om te delen of voor toegang tot de sociaalnetwerkpagina’s enz.), maar ook om uw gebruikerservaring te verbeteren, de bezoekersaantallen en de prestaties van de sociaalnetwerkpagina’s van NOVADIA en de interacties tussen de website en de genoemde netwerken te meten, en om statistieken van het surfgedrag op te stellen. Er kunnen ook persoonsgegevens over u worden verzameld en verwerkt om op de sociale netwerken eventueel gerichte advertenties (of advertenties op basis van zoekgedrag of programmatisch adverteren) weer te geven in functie van uw profiel, surfgedrag, locatie (in verband met geografisch gerichte reclame) en uw interacties met de sociaalnetwerkpagina’s van NOVADIA, maar ook met de website of met andere websites die u bezoekt. Die persoonsgegevens worden verzameld middels cookies of andere, gelijksoortige technologieën.
Verwerkingsverantwoordelijke: wanneer de door NOVADIA uitgevoerde instelling van een tool van een sociaal netwerk een invloed heeft op de aard van de verwerkte persoonsgegevens of de kenmerken van die verwerking, en meer bepaald wanneer kan worden beschouwd dat NOVADIA mee bijdraagt tot het bepalen van de doeleinden en middelen van de verwerking van persoonsgegevens, kunnen NOVADIA en het betreffende sociale netwerk gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijken van uw persoonsgegevens zijn. In een dergelijk geval is het sociale netwerk, dat het doeleinde en de middelen van de verwerking bepaalt, evenals de aard en de regels betreffende de plaats waar de cookies worden opgeslagen, de voornaamste verwerkingsverantwoordelijke. We bevelen u dan ook aan het vertrouwelijkheidsbeleid en het cookiesbeleid van die derden te raadplegen voor gedetailleerde informatie over hun praktijken inzake de verzameling en verwerking van uw persoonsgegevens. Het gaat om de sociale netwerken Facebook, Instagram, YouTube, Twitter en LinkedIn (zie hieronder).
Verwerkte gegevens: gegevens in verband met de sessie, de verbinding en het surfgedrag, met inbegrip van informatie over uw navigator of terminal en hun configuratie (bijvoorbeeld device fingerprinting), eenduidig identificatienummer van het toestel, weergaveresolutie, besturingssysteem, IP-adres, webbrowser, type terminal enz.), de historiek en meer in het algemeen informatie over het verkeer en het surfgedrag op de website en onze sociaalnetwerkpagina’s, informatie over de traceerbaarheid van de acties op en interacties met de website of de pagina’s van NOVADIA op de sociale netwerken of tussen de website en de sociale netwerken, informatie van het type ‘identificatoren’, verbonden aan uw terminal, uw hardware, de sociale netwerken of uw besturingssysteem, informatie van het type ‘scoring’ (bijvoorbeeld score bot om zich ervan te vergewissen dat de gebruiker geen robot is), informatie over uw surfvoorkeuren en gebruik van de website, de sociaalnetwerkpagina’s van NOVADIA of websites van derden, locatiegegevens (bijvoorbeeld IP-adres en geografische zone), informatie over het netwerk, uw taal, persoonsgegevens (leeftijd, gender, interesses, demografische gegevens, gezinssituatie/burgerlijke staat, activiteit/beroepsstatuut enz.) die niet-nominatief zijn (met andere woorden, niet eigen aan de identificator van de internetgebruiker).
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking vereist uw voorafgaande toestemming voor het gebruik van cookies en andere gelijksoortige technologieën voor de bovengenoemde doeleinden. Dat betekent dat u de mogelijkheid hebt om al dan niet in te stemmen en, indien u instemt, uw toestemming te allen tijde in te trekken zonder u hiervoor te moeten verantwoorden.
Maximale levensduur van de cookies en opslagduur van op deze manier verzamelde persoonsgegevens: opslag in een actieve database voor de levensduur van de cookies en andere, gelijksoortige traceringsmiddelen waarmee de persoonsgegevens worden verzameld, met een maximum van zes maanden. Wat de opslag van persoonsgegevens door LinkedIn, Instagram, Twitter, Youtube en Facebook betreft, zie het vertrouwelijkheidsbeleid en het cookiesbeleid van de betreffende sociale netwerken (zie hieronder).
Om meer te weten over de cookies, traceringsmiddelen en andere gelijksoortige technologieën gebruikt door NOVADIA en haar partners op de website, alsook over de manier om ze af te stemmen en hun levensduur, verwijzen wij naar het ‘Beleid inzake cookiesbeheer’ van NOVADIA.
Om meer te weten over de cookies, traceringsmiddelen en andere gelijksoortige technologieën in verband met de sociale netwerken:
voor Facebook en Instagram: Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour Dublin 2, Ierland. Voor meer informatie over de manier waarop Facebook uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u het sociale netwerk Facebook of Instagram gebruikt, verwijzen wij naar het beleid inzake het gebruik van de gegevens van Facebook Ireland Limited en het beleid inzake het gebruik van de gegevens van Instagram, alsook naar het cookiesbeleid van Facebook en Instagram;
voor YouTube: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. Voor meer informatie over de manier waarop Google uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u het sociale netwerk YouTube gebruikt, verwijzen wij naar de vertrouwelijkheidsregels van Google en de elementen betreffende het gebruik van cookies door Google;
voor Twitter: Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street Dublin 2, D02 AX07 Ierland. Voor meer informatie over de manier waarop Twitter uw persoonsgegevens verwerkt, verwijzen wij naar het vertrouwelijkheidsbeleid en het cookiesbeleid van Twitter;
voor LinkedIn: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ierland. Voor meer informatie over de manier waarop LinkedIn uw persoonsgegevens verwerkt, verwijzen wij naar het vertrouwelijkheidsbeleid en het cookiesbeleid van LinkedIn.

4.14 Beheer van de kandidaturen en het aanwervingsproces

Doeleinde van de verwerking: NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep kunnen uw persoonsgegevens verwerken met het oog op het beheer en de opvolging van hetzij kandidaturen in antwoord op werk- of stageaanbiedingen, hetzij spontane sollicitaties, en campagnes met betrekking tot het aanwervingsproces, met inbegrip van de aanleg van wervingsreserves en het actief zoeken naar beroepsprofielen die beantwoorden aan de te voorziene functies, de ontvangst en de studie van de kandidaturen, de evaluatie en selectie van de kandidaten en de beroepsprofielen, de aanleg van een kandidatendossier (of Cvtheek), het gebruik van methoden en technieken ter ondersteuning van de aanwerving (zoals psychotechnische testen of simulatie van beroepssituaties), de oproep van de kandidaten en de sollicitatiegesprekken, ook via videoconferentie, evenals de besluitvorming (afwijzing van de kandidatuur of aanwerving van de kandidaat).
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA en de ondernemingen van de groep, elk voor de aanwervingscampagne die hen aanbelangt (met name de in te vullen functies bij NOVADIA of een onderneming van de groep).
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, voornaam, naam), contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, postadres enz.), gegevens met betrekking tot uw beroepsleven, informatie met betrekking tot uw opleiding (studies, diploma’s enz.), uw ervaring en beroepstraject, uw competenties en professionele referenties, de functie die u bekleedt, economische en financiële informatie, alle informatie die in uw cv staat (onder andere uw interesses, indien van toepassing), en meer in het algemeen in uw sollicitatie (met name motivatiebrief, aanbevelingsbrieven, portfolio van creaties of content indien van toepassing enz.), technische informatie in verband met de verbinding in geval van gesprekken via videoconferentie (identiteit, datum en tijdstip van aanvang of duur van het gesprek).
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking is nodig voor de gerechtvaardigde belangen van NOVADIA of de betreffende onderneming van de groep, afhankelijk van de entiteit waar u solliciteert, om nieuwe medewerkers te zoeken en aan te werven. Eens de functie is toegewezen, is uw voorafgaande toestemming evenwel vereist voor de opslag van uw gegevens in onze database van kandidaten (Cvtheek) om u later andere functies te kunnen aanbieden die u kunnen interesseren.
Opslagperiode van de gegevens:
Als u geselecteerd bent:opslag in een actieve database voor de duur van de aanwervingsprocedure en tot de beslissing tot aanwerving; vervolgens opslag onder de vorm van archieven gedurende zes jaar met administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering (we vermelden evenwel dat sommige gegevens kunnen worden hergebruikt en opgeslagen voor beheer door het personeel);
Als u niet geselecteerd bent:opslag in een actieve database voor de duur van de aanwervingsprocedure en tot drie maanden na afloop van de aanwervingsprocedure; onder voorbehoud van uw voorafgaande toestemming, opslag in de Cvtheek voor een maximale duur van twee jaar vanaf het laatste contact met u, bijvoorbeeld om Novadia of de betreffende onderneming van de groep, afhankelijk van de entiteit waar u solliciteert, toe te staan u gedurende die periode opnieuw te contacteren indien een functie in verband met uw profiel beschikbaar zou worden. Na die periode worden uw persoonsgegevens gedurende 6 jaar bewaard voor administratieve doeleinden en/of ten behoeve van bewijsvoering.

4.15 Beheer van de aanvragen tot uitoefening van de rechten van de betrokkenen

Doeleinde van de verwerking: om NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep in staat te stellen hun verschillende wettelijke en regelgevende verplichtingen inzake de bescherming van persoonsgegevens (bijvoorbeeld antwoorden op verzoeken van de betrokkenen tot uitoefening van hun rechten, rekening houden met de gevolgen die onder andere voortvloeien uit het beheer van bezwaren tegen prospectie enz.) na te komen, kunnen NOVADIA en de ondernemingen van de groep persoonsgegevens over u verwerken in verband met dit doeleinde.
Verwerkingsverantwoordelijken: NOVADIA en de onderneming van de groep waarmee u verbonden bent en/of waarmee u in contact bent en/of die optreedt in het kader van uw relaties met de groep NOVADIA, elk in zoverre het hen betreft, zijn (eventueel gezamenlijk) verantwoordelijk voor die verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, voornaam, naam), contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, postadres enz., afhankelijk van de door de verzoeker meegedeelde informatie), de strekking en inhoud van het verzoek, de correspondentie en het antwoord, bijkomende informatie of kopie van een identiteitsbewijs, maar alleen wanneer de situatie het vereist (bijvoorbeeld in geval van redelijke twijfel over de identiteit van de verzoeker).
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking is in principe nodig voor de naleving van de bovengenoemde wettelijke en regelgevende verplichtingen waaraan NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep onderhevig zijn als (eventueel gezamenlijke) verwerkingsverantwoordelijken.
Opslagperiode van de gegevens: opslag in een actieve database tot de verwerkingsverantwoordelijke(en) gevolg geeft/geven aan het verzoek; vervolgens opslag onder de vorm van archieven gedurende maximum 6 jaar vanaf het ogenblik waarop de verwerkingsverantwoordelijke(n) antwoordt/antwoorden op het verzoek (afhankelijk van het type verzoek). We preciseren evenwel dat, wanneer in dit kader een kopie van de identiteitskaart is verkregen, deze:
onmiddellijk wordt gewist wanneer u ze hebt bezorgd, maar dat het niet vereist is om bij het verzoek een dergelijk identiteitsbewijs te bezorgen;
wordt gewist na verificatie van de identiteit van de persoon die het verzoek doet wanneer de situatie een dergelijke verificatie vereist, of voor 6 jaar opgeslagen onder de vorm van archieven met het oog op bewijsvoering in bepaalde, uitzonderlijke gevallen, wanneer NOVADIA en desgevallend de betreffende ondernemingen van de groep een hoog risico op geschil vaststellen.

In geval u bezwaar maakt tegen de ontvangst van prospectie, kunnen NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep uw identiteit en/of uw contactgegevens gedurende 3 jaar opslaan in een actieve database om rekening te houden met uw verzoek (bijvoorbeeld door het bijhouden van een lijst van bezwaren tegen prospectie).

4.16 Beheer en opvolging van pregeschillen en geschillen

Doeleinde van de verwerking: NOVADIA en desgevallend de ondernemingen van de groep voeren dit soort verwerking van persoonsgegevens over u uit voor het beheer en de opvolging van pregeschillen en geschillen (waaronder commerciële geschillen of geschillen met klanten, partners/dienstverleners/leveranciers of contacten in ruime zin enz.), met inbegrip van met name de voorbereiding, uitoefening en opvolging van de geschillen en de uitvoering van de gegeven beslissingen, maar eveneens voor het beheer en de opvolging van acties betreffende de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering (waaronder, indien van toepassing, de uitvoering van de gegeven beslissing).
Verwerkingsverantwoordelijke: NOVADIA en de onderneming van de groep waarmee u verbonden bent en/of waarmee u in contact bent en/of die optreedt in het kader van uw relaties met de groep NOVADIA, elk in zoverre het hen betreft, zijn (eventueel gezamenlijk) verantwoordelijk voor die verwerking.
Verwerkte gegevens: identiteit (aanspreektitel, voornaam, naam), burgerlijke staat, economische en financiële informatie, historiek/informatie met betrekking tot contacten en relaties met NOVADIA en/of een of meerdere ondernemingen van de groep, en meer in het algemeen alle informatie die nodig is ten aanzien van het voorwerp van het geschil, omstreden feiten die aan de oorsprong van de procedure liggen, verzamelde informatie/documenten/stukken die mogelijk ten laste gelegde feiten kunnen aantonen of weerleggen, gedetailleerde kenmerken van het pregeschil of geschil of van de procedure, beslissing, informatie die nodig is voor de uitvoering van de beslissing enz., met inbegrip van, indien van toepassing, gegevens met betrekking tot veroordelingen (met name strafrechtelijke veroordelingen) of strafbare feiten of veiligheidsmaatregelen, of zogenaamde ‘bijzondere’ gegevens zoals hierboven gedefinieerd.
Rechtsgrond van de verwerking: dit soort verwerking van uw persoonsgegevens steunt op de gerechtvaardigde belangen, nagestreefd door NOVADIA en/of betreffende onderneming van de groep om haar/hun belangen en rechten in rechte te doen gelden, met name bij de uitvoering van de relaties met huidige of potentiële klanten, partners, contacten, kandidaten enz. Overigens kunnen ‘bijzondere’ persoonsgegevens in het kader van dit soort verwerking worden verwerkt voor de bovengenoemde doeleinden als ze strikt noodzakelijk voor die doeleinden en de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering. Gegevens met betrekking tot strafbare feiten, veroordelingen of veiligheidsmaatregelen kunnen eveneens worden verwerkt om NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep in staat te stellen een rechtsvordering in te stellen en desgevallend uit te oefenen en te volgen als slachtoffer, verdachte, of voor rekening van een slachtoffer of een verdachte, en de gegeven beslissing te doen uitvoeren.
Opslagperiode van de gegevens: zoals hierboven gepreciseerd, worden de in het kader van de diverse bovengenoemde doeleinden verwerkte gegevens in geval van een geschil bewaard onder de vorm van archieven voor de duur van de wettelijke verjaringstermijn, onder andere ten behoeve van bewijsvoering. In geval van een pregeschilschil dat start vóór het einde van de bovengenoemde termijnen en waarvoor het noodzakelijk is de persoonsgegevens te bewaren met het oog op de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van de rechten van NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep, worden die gegevens bewaard tot de minnelijke schikking van het geschil (met inbegrip van de uitvoering ervan, indien van toepassing) of worden ze geschrapt zodra de betreffende rechtsvordering verjaard is. In geval van een geschil of procedure, met name een gerechtelijke procedure, dat/die start vóór het einde van de bovengenoemde termijnen en waarvoor het noodzakelijk is de persoonsgegevens te bewaren met het oog op de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van de rechten van NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep, worden die gegevens bewaard voor de duur van de betreffende procedure en tot de gewone en buitengewone beroepsmiddelen niet meer mogelijk zijn tegen de gegeven beslissing. NOVADIA en/of de betreffende onderneming van de groep kunnen de uitgesproken beslissingen bewaren tot de volledige uitvoering van de beslissing en zelfs als definitieve archieven.

Nb: voor alle termijnen van opslag in een actieve database, genoemd in paragraaf 4 hierboven, wordt u geïnformeerd dat het gaat om de duur die ‘uit principe’ wordt toegepast door de verwerkingsverantwoordelijke(n), tenzij u uw recht van bezwaar of uw recht om uw toestemming in te trekken uitoefent in de situaties en volgens de preciseringen van paragraaf 6 hieronder. In deze laatste situatie worden uw gegevens nadat u dergelijke rechten hebt uitgeoefend enkel bewaard onder de vorm van archieven en voor de duur, opgegeven in punt 4.15 hierboven.

5. Wie zijn de ontvangers van uw persoonsgegevens? Hoe delen wij uw gegevens?

5.1 In beginsel hebben alleen de bevoegde personen in de groep NOVADIA toegang tot uw persoonsgegevens wanneer die toegang nodig is om hun functies en/of opdrachten uit te voeren, met name:

het bevoegde personeel (met inbegrip van loontrekkenden, stagiairs, uitzendkrachten enz.) van NOVADIA, in het bijzonder het personeel dat belast is met marketing en communicatie, commerciële zaken, aanwerving en human resources, klant- en prospectrelaties, administratieve, financiële en juridische zaken, ontwikkeling, informatica, projecten enz.
indien van toepassing, het bevoegde personeel (met inbegrip van loontrekkenden, stagiairs, uitzendkrachten enz.) van de ondernemingen van de groep.

5.2 Uw persoonsgegevens kunnen ook worden meegedeeld aan externe ontvangers buiten NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep, te weten:

de met controle belaste diensten of entiteiten van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep, indien van toepassing (externe accountant, diensten of entiteiten die belast zijn met de interne of externe controleprocedures, organen die bevoegd zijn om controles uit te voeren enz.);
de raden van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep, indien van toepassing (juridische, financiële, boekhoudkundige enz.);
de partners van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep, indien van toepassing, met inbegrip van hun dienstverleners en leveranciers;
de uitgevers van sociale netwerken, websites van derden of cookies die op de website worden gebruikt, of van derde ondernemingen, bijvoorbeeld voor de uitvoering van prospectie, communicatie enz. of in het kader van het beheer van onze digitale marketing of voor de werking van de website in ruime zin (bijvoorbeeld terbeschikkingstelling en goede werking van de aangeboden functies, prestaties, beveiliging enz.). We herinneren u er ook aan dat, als u content publiceert waarin u uw persoonsgegevens meedeelt op het internet, in het bijzonder op de website of de sociaalnetwerkpagina’s van NOVADIA, de content welteverstaan toegankelijk is voor alle internetgebruikers. Als u ermee hebt ingestemd dat we uw persoonsgegevens gebruiken voor interne en/of externe communicatiedoeleinden, kunnen ze toegankelijk of zichtbaar worden gemaakt voor het publiek waartoe die communicatie is bestemd, afhankelijk van het gebruik waarmee u hebt ingestemd;
de technische of andere dienstverleners die betrokken zijn bij de activiteiten of opdrachten die toegang tot de persoonsgegevens vereisen en/of rechtvaardigen. Deze categorie van ontvangers omvat mogelijk ook uitgevers van applicaties, informaticaprogramma’s of tools die in het kader van onze activiteiten worden gebruikt, of dienstverleners op het gebied van informatica of onderhoud van applicaties, informaticaprogramma’s en/of tools, door NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep, indien van toepassing, en waarin uw persoonsgegevens kunnen worden verwerkt;
de klanten en prospecten van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep, indien van toepassing, voor bepaalde persoonsgegevens;
de sociale en fiscale organen die in bepaalde situaties bevoegd zijn om de persoonsgegevens te ontvangen;
organen, gerechtsmedewerkers en deurwaarders, in het kader van hun opdracht tot invordering van schulden;
Indien van toepassing, het orgaan dat belast is met het beheer van de lijst van bezwaren tegen actieve klantenwerving per telefoon;
gerechtsmedewerkers, deurwaarders en desgevallend gerechtelijke instanties of bevoegde administratieve of gerechtelijke overheden om de verkoop of doorgifte van alle of een deel van de activiteiten of activa van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep, indien van toepassing, mogelijk te maken of in het kader van het beheer en de opvolging van de pregeschillen en/of geschillen;
de verzekeraars van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep, indien van toepassing.

5.3 We kunnen ook verplicht zijn uw persoonsgegevens mee te delen in geval van wettige verzoeken van de overheid of gemachtigde autoriteiten op grond van de wetgeving of de regelgeving waaraan we onderhevig zijn. We kunnen uw persoonsgegevens dus meedelen aan elke overheid die gemachtigd is om ze te kennen, in het bijzonder in geval van een verzoek vanwege de gerechtelijke, administratieve of politieautoriteiten.

5.4 Merk op dat de hier bedoelde ontvangers niet noodzakelijk al uw persoonsgegevens ontvangen, maar enkel de gegevens die nodig zijn voor het doeleinde dat de mededeling vereist

Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?

6.1 Volgens de voorwaarden en binnen de grenzen, bepaald door de wetgeving en de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens, hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw gegevens:

Recht van inzage: u hebt het recht om van NOVADIA en/of desgevallend de ondernemingen van de groep uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van persoonsgegevens over u en, als dat het geval is, inzage te verkrijgen van die persoonsgegevens en van bepaalde informatie met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens en de kenmerken van die verwerking;
Recht op rectificatie: u kunt de rectificatie van uw persoonsgegevens die u onvolledig of onjuist acht verzoeken;
Recht op gegevenswissing: in bepaalde gevallen, voorzien door de van toepassing zijnde bepalingen, kunt u de wissing van uw persoonsgegevens vragen (behalve indien ze bijvoorbeeld nodig zijn voor de uitvoering van uw contractuele relaties met NOVADIA en/of desgevallend met de ondernemingen van de groep of indien ze voor NOVADIA en/of desgevallend voor de ondernemingen van de groep nodig zijn om haar/hun wettelijke of regelgevende verplichtingen na te komen of haar/hun rechten uit te oefenen);
Recht op beperking van de verwerking: u kunt vragen de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken en met name in bepaalde gevallen vragen uw persoonsgegevens te markeren om de verwerking ervan in de toekomst te beperken;
Recht op overdraagbaarheid van uw persoonsgegevens: in bepaalde gevallen en onder bepaalde voorwaarden, voorzien door de van toepassing zijnde bepalingen, hebt u het recht om te vragen de persoonsgegevens over u die u hebt verstrekt te ontvangen of, indien dat technisch mogelijk is, dat ze naar een derde worden overgedragen in een machineleesbare vorm (dit recht op overdraagbaarheid van de gegevens is enkel van toepassing op verwerkingen op grond van de toestemming van de betrokkenen of de uitvoering van contractuele relaties, op voorwaarde dat de verwerking van de gegevens via geautomatiseerde procedés wordt verricht);
Recht om uw toestemming in te trekken: indien de verwerking wordt verricht op grond van uw toestemming, kunt u die toestemming intrekken, op voorwaarde dat de intrekking geen inbreuk vormt op de rechtmatigheid van de verwerking op grond van de toestemming, gegeven vóór de intrekking ervan;
Recht om de richtlijnen met betrekking tot de bewaring, de wissing of de mededeling van uw persoonsgegevens na uw overlijden te bepalen. In geval wij op de hoogte worden gebracht van uw overlijden worden uw persoonsgegevens gewist (tenzij het noodzakelijk is om ze voor een bepaalde duur te bewaren omwille van onze wettelijke en regelgevende verplichtingen en/of verplichte wettelijke verjarings- en/of bewaringstermijnen zoals bedoeld hierboven in paragraaf 4 in het overzicht van de kenmerken van de verwerkingen), na desgevallend aan een eventueel door u aangeduide derde te zijn meegedeeld.

Overigens hebt u in bepaalde gevallen en onder bepaalde voorwaarden, voorzien door de van toepassing zijnde bepalingen, het recht van bezwaar, dat u toelaat bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens om redenen in verband met uw specifieke situatie. Wat prospectie betreft, met inbegrip van profilering in het kader van prospectie, hebt u een absoluut recht van bezwaar, dat u te allen tijde kunt uitoefenen zonder u hiervoor te moeten verantwoorden.

6.2 Voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals bedoeld in dit gegevensbeschermingsbeleid, kunt u uw rechten uitoefenen (i) via e-mail naar het volgende adres: donneespersonnelles@emera.fr of (ii) via de post naar het volgende adres: EMERA Exploitations – Direction juridique – E’SPACE PARK B – 45 allée des Ormes – CS 12100 – 06254 Mougins Cedex.

Bij ontvangst van een dergelijk verzoek antwoorden wij zo snel mogelijk en in elk geval uiterlijk binnen een maand vanaf ontvangst van het verzoek. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en van het aantal ontvangen verzoeken kan die termijn echter met twee maanden worden verlengd. In dat geval brengen wij de verzoeker op de hoogte.

In geval van redelijke twijfel over de identiteit van de betrokkene op wie het verzoek tot uitoefening van de bovengenoemde rechten betrekking heeft, kan hem worden gevraagd de nodige bijkomende informatie te verstrekken om zijn identiteit te bevestigen en, indien de situatie het vereist, een fotokopie van zijn identiteitsbewijs met zijn handtekening te bezorgen. In een dergelijk geval worden de bovengenoemde antwoordtermijnen opgeschort in afwachting van de ontvangst van de nodige bijkomende informatie om de betrokkene te identificeren.

Het verzoek kan worden ingediend door de betrokkene of door en persoon die speciaal daartoe is gemachtigd door de betrokkene, op voorwaarde dat de gemachtigde zijn identiteit en de identiteit van de mandant, zijn mandaat en de duur en het precieze onderwerp daarvan rechtvaardigt. Het mandaat moet eveneens preciseren of de gemachtigde het antwoord mag ontvangen.

De groep NOVADIA heeft een functionaris voor gegevensbescherming bij de CNPD (Commission Nationale pour la Protection de Données) aangeduid, met name: Agil’IT, 11 rue d’Uzès, 75002 Parijs – privacy@agilit.law.

6.3 Voor de verwerking van persoonsgegevens, voor eigen rekening verricht door de ondernemingen van de groep als verantwoordelijken voor hun eigen verwerking, en die niet onder dit gegevensbeschermingsbeleid valt, moet u zich rechtstreeks tot de betreffende onderneming van de groep richten om uw rechten met betrekking tot die verwerking uit te oefenen.

6.4 We herinneren u eraan dat NOVADIA in bepaalde gevallen kan worden beschouwd als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke van uw persoonsgegevens met de sociale netwerken waarop NOVADIA pagina’s heeft of waarmee NOVADIA u interactie voorstelt (zie het overzicht van de doeleinden in paragraaf 4 hierboven). Afhankelijk van het betreffende sociale netwerk kan de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke de volgende zijn:

voor Facebook en Instagram: Facebook Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour Dublin 2, Ierland. Voor meer informatie over de manier waarop Facebook uw persoonsgegevens verwerkt, verwijzen wij naar het beleid inzake het gebruik van de gegevens van Facebook Ireland Limited en het beleid inzake het gebruik van de gegevens van Instagram, alsook naar het cookiesbeleid van Facebook en Instagram, indien van toepassing, voor de instelling van de cookies, gebruikt op de sociaalnetwerkpagina’s;
voor YouTube: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland. Voor meer informatie over de manier waarop Google uw persoonsgegevens verwerkt wanneer u het sociale netwerk YouTube gebruikt, verwijzen wij naar de vertrouwelijkheidsregels van Google en de elementen betreffende het gebruik van cookies door Google.
voor Twitter: Twitter International Company, One Cumberland Place, Fenian Street Dublin 2, D02 AX07 Ierland. Voor meer informatie over de manier waarop Twitter uw persoonsgegevens verwerkt, verwijzen wij naar het vertrouwelijkheidsbeleid en het cookiesbeleid van Twitter, indien van toepassing, voor de instelling van de cookies, gebruikt op de sociaalnetwerkpagina’s.
voor LinkedIn: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Ierland. Voor meer informatie over de manier waarop LinkedIn uw persoonsgegevens verwerkt, verwijzen wij naar het vertrouwelijkheidsbeleid en het cookiesbeleid van LinkedIn, indien van toepassing, voor de instelling van de cookies, gebruikt op de sociaalnetwerkpagina’s.

In die gevallen kunt u met betrekking tot de uitoefening van uw rechten ook de instellingen van uw account op de genoemde sociale netwerken raadplegen en/of u tot de volgende personen richten:

voor Facebook en Instagram: de functionaris voor gegevensbescherming van Facebook Ireland Limited via e-mail, middels het speciaal daartoe bestemde contactformulier;
voor YouTube: de functionaris voor gegevensbescherming van Google Ireland Limited via e-mail, middels het speciaal daartoe bestemde contactformulier;
voor Twitter: de functionaris voor gegevensbescherming van Twitter via e-mail, middels het speciaal daartoe bestemde contactformulier;
voor LinkedIn: de functionaris voor gegevensbescherming van LinkedIn via e-mail, middels het speciaal daartoe bestemde contactformulier.

6.5 Tot slot hebt u in alle gevallen het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit (in België, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA): Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, België; tel.: +32 (0)2 274 48 00) als u meent dat de verwerking van uw persoonsgegevens niet wordt verricht overeenkomstig de wettelijke en regelgevende voorschriften inzake de bescherming van persoonsgegevens.

Meer uitleg over uw rechten vindt u op de volgende pagina’s van de GBA: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/privacy/wat-zijn-mijn-rechten en https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/privacy/wat-doe-je-bij-misbruik

7. Hoe worden uw persoonsgegevens beveiligd?

7.1 NOVADIA neemt aangepaste organisatorische en technische veiligheidsmaatregelen inzake onder andere de categorieën van verwerkte persoonsgegevens, de staat van de kennis, de uitvoeringskosten en de aard, het bereik, de context en de doeleinden van de verwerking, alsook de risico’s die kunnen variëren in mate van waarschijnlijkheid en ernst, voor de rechten en vrijheden van de natuurlijke personen, om uw persoonsgegevens te beschermen tegen kwaadwillige indringing, verlies, veranderingen of bekendmaking aan niet-bevoegde derden, en meer in het algemeen om de veiligheid en vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens te vrijwaren en een veiligheidsniveau te garanderen dat aangepast is aan het risico.

Wegens de moeilijkheden die inherent zijn aan activiteiten op het internet en de door u gekende risico’s die de elektronische verzending van gegevens met zich brengt, kan NOVADIA niet aansprakelijk worden gesteld voor het resultaat.

In geval van moeilijkheden zal NOVADIA alle mogelijke inspanningen doen om de risico’s te beperken en alle passende maatregelen treffen overeenkomstig haar wettelijke en regelgevende verplichtingen (corrigerende maatregelen, informeren van de CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) en indien van toepassing van de betrokkenen enz.).

7.2 Bij de uitwerking, het ontwerp, de selectie en het gebruik van onze diensten die we op de website voorstellen en die op de verwerking van persoonsgegevens steunen, houdt NOVADIA in de regel en van bij het ontwerp rekening met het recht op bescherming van persoonsgegevens (de beginselen van ‘privacy by design and by default’).

7.3 De toegang tot de persoonsgegevens over u is voorbehouden aan onze medewerkers of partners, en meer in het algemeen aan de hierboven bedoelde ontvangers, die daartoe bevoegd zijn en die de gegevens nodig hebben om hun opdrachten en/of activiteiten te kunnen uitvoeren.

7.4 In geval van gedeeltelijke of volledige onderaanneming van een verwerking van persoonsgegevens eist NOVADIA van haar verwerkers contractueel een reeks garanties inzake de beveiliging en in het bijzonder de vertrouwelijkheid van de persoonsgegevens waartoe ze toegang kunnen hebben (passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van die gegevens).

8. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Unie?

8.1 Wij verwerken uw persoonsgegevens bij voorkeur in de Europese Unie.

8.2 Het kan evenwel gebeuren dat we uw persoonsgegevens in het kader van de bovengenoemde doeleinden doorgeven aan derde entiteiten in landen buiten de Europese Unie (bijvoorbeeld verwerkers die optreden in het kader van de bovengenoemde verwerkingen, entiteiten van de groep NOVADIA buiten de Europese Unie enz.).

Van sommige van die entiteiten wordt beschouwd dat ze een voldoende niveau inzake de bescherming van persoonsgegevens verzekeren omdat ze gevestigd zijn in een land waarvan wordt erkend dat de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens een adequaat niveau van bescherming van die gegevens verzekert (zie de adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en).

Als het land van de betreffende entiteit echter geen adequaat niveau van bescherming van die gegevens biedt, zien we erop toe dat de passende beveiligings- en vertrouwelijkheidsmaatregelen worden getroffen om te garanderen dat uw gegevens beschermd blijven.

In geval van doorgifte van uw persoonsgegevens naar andere entiteiten buiten de Europese Unie, leggen we de ontvangers van de gegevens contractuele clausules op overeenkomstig de aanbevelingen van de Europese Commissie om zeker te zijn dat de ontvangers de passende maatregelen treffen om de gegevens te beschermen.

De doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Unie is gewettigd als de doorgifte nodig is voor de uitvoering van een contract tussen de betrokkene en de verwerkingsverantwoordelijke of voor de uitvoering van precontractuele maatregelen, getroffen op verzoek van de betrokkene; als de doorgifte nodig is voor het sluiten of de uitvoering van een contract in het belang van de betrokkene tussen de verwerkingsverantwoordelijke en een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon; of als de betrokkene uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor de overwogen doorgifte, na te zijn ingelicht over de risico’s die de doorgifte met zich kan brengen wegens het gebrek aan een adequaatsbesluit en de passende garanties.

Bij de contactpersoon, vermeld in de bovenstaande paragraaf ‘Wat zijn uw rechten en hoe kunt u ze uitoefenen?’ kunt u een kopie verkrijgen van de referentiedocumenten, bedoeld in deze paragraaf (zonder commerciële informatie die als gevoelig of vertrouwelijk kan worden beschouwd of die onder het zakengeheim valt).

9. Wat zijn de links van de website en de sociaalnetwerkpagina’s met de websites van derden?

9.1 De digitale dragers van NOVADIA (met name de website of de sociaalnetwerkpagina’s van NOVADIA) of de ondernemingen van de groep kunnen links verstrekken of bevatten naar sites van derden, waaronder sites van sociale netwerken. NOVADIA en de ondernemingen van de groep hebben geen controle over de activiteit van die sites en hun beleid inzake de bescherming van uw persoonsgegevens en van uw rechten. We bevelen u aan de garanties die de betreffende site bieden na te gaan vooraleer er mee te interageren. We vestigen ook uw aandacht op het feit dat het beleid van die sites inzake de bescherming van persoonsgegevens kan afwijken van het gegevensbeschermingsbeleid van onze website en dat het aan u is er kennis van te nemen.

9.2 Wanneer u op het internet, met name op de sociale netwerken en met inbegrip van de sociaalnetwerkpagina’s van NOVADIA, content plaatst waarin u uw persoonsgegevens bekendmaakt, kan die content toegankelijk zijn voor alle internetgebruikers en worden verzameld of gebruikt door derden voor doeleinden die niet onder de verantwoordelijkheid van NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep vallen. In elk geval kunnen NOVADIA en/of de ondernemingen van de groep enkel aansprakelijk worden gesteld indien de verwerking van persoonsgegevens via een van die derde websites in strijd zou zijn met de van toepassing zijnde wetgeving en regelgeving.

10. Kan dit gegevensbeschermingsbeleid worden gewijzigd?

10.1 Dit gegevensbeschermingsbeleid kan te allen tijde wijzigingen ondergaan, die van kracht worden op de datum van publicatie van de betreffende aanpassing.

10.2 In geval van wijzigingen wordt het nieuwe gegevensbeschermingsbeleid online geplaatst in de betreffende rubriek op de website. Alle formulieren voor de verzameling van persoonsgegevens die op de website staan, bevatten een link naar dit beleid.

10.3 We nodigen u dan ook uit het regelmatig te raadplegen.

11. Wat is het beleid van de website inzake cookiesbeheer?

11.1 Tijdens uw bezoek aan de website kunnen cookies en andere traceringsmiddelen of gelijksoortige technologieën worden geïnstalleerd en/of gelezen in uw browser of op uw terminal.

11.2 Klik hier om het ‘Beleid inzake het beheer van cookies’ van NOVADIA te raadplegen, dat eveneens toegankelijk is via een link onderaan op alle pagina’s van de website.

Datum van laatste bijwerking: maart 2023